Creatief met arbeidsvoorwaarden

Werkgevers hebben nog even de tijd om zich voor te bereiden op de werkkostenregeling die op 1 januari 2014 voor alle werkgevers ingaat. Eén ding staat vast: zij zullen keuzes moeten maken in wat zij vanaf volgend jaar wel en niet willen vergoeden. 

Tekst: Roel Notten

Op 1 januari 2014 treedt voor alle werkgevers de nieuwe werkkostenregeling (WKR) in werking. Uitgangspunt hierbij is dat alle kosten die een werk-gever voor zijn personeel maakt, worden bestempeld als loon. Tot 2014 kan een werkgever ervoor kiezen nog geen gebruik van de WKR te maken, maar bij de oude regeling voor vergoedingen en verstrekkingen te blijven.

De nieuwe WKR geeft de werkgever de mogelijkheid om maximaal 1,5 procent (in 2013; 1,4 procent in 2014) van het totale fiscale loon te besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor medewerkers. Dit heet de vrije ruimte. Een medewerker in een huisartsenpraktijk met een jaarsalaris van 20.000 euro heeft in 2013 dus een vrije ruimte van 300 euro per jaar. De werkgever beslist per medewerker welke vergoedingen en verstrekkingen hij in de vrije ruimte onderbrengt. Deze keuze moet de werkgever hebben gemaakt voordat er voor het eerst van genoten wordt – het genietingsmoment – en geldt vervolgens voor het hele kalenderjaar. Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, hoeft geen loonbelasting te worden betaald.

Voor een aantal vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen hoeft de vrije ruimte van 1,5 procent niet te worden aangesproken. Daarbij moet eerst worden bepaald of er überhaupt sprake is van loon. Bedrijfsfitness op de werkplek, arbovoorzieningen en werkkleding die op kantoor blijft, mogen op nihil worden gewaardeerd. Vergoedingen die wél in de vrije ruimte van 1,5 procent vallen, zijn onder meer kerstpakketten en andere kleine geschenken, een fiets van de zaak en reiskostenvergoedingen hoger dan 19 cent per kilometer.

Overschrijding
De WKR kan tot veel vragen leiden. Zo deed de Belastingdienst onlangs uitspraak over de vraag of een inenting of medische keuring op de werkplek al dan niet onder de vrijstelling valt. Als de werkgever de WKR toepast en de keuring plaatsvindt op de werkplek en gekwalificeerd wordt als een voorziening op grond van de Arbowet, is er sprake van loon dat op nihil wordt gewaardeerd. Het is maar een van de vele voorbeelden waar werkgevers mee te maken krijgen als het over de WKR gaat. Grote vraag is wat de verplichte invoering in 2014 betekent voor werkgevers in de gezondheidszorg.

Volgens Jean-Paul van Bemmel, adviseur bij VvAA salaris- en werkgeversadviseurs, doen werkgevers er goed aan zich bewust te zijn van de uitgaven aan het personeel. “De uitgaven moeten binnen de vrije ruimte blijven, anders wordt de overschrijding belast met een heffing van 80 procent die voor rekening van de werkgever komt. Daarnaast adviseren wij werkgevers in de zorg – die nu de administratie voor zich uitschuiven omdat er geen btw-afdracht is en die dus geen volledig zicht hebben op de personeelskosten – om de boekhouding actueel te houden.”

Administratie
De invoering van de WKR maakt dat werkgevers creatiever kunnen omgaan met bepaalde arbeidsvoorwaarden voor medewerkers. Zo valt een personeelsfeest op een externe locatie binnen de vrije ruimte; wordt het feest op de praktijk gehouden, dan wordt de bijeenkomst weer niet onder de WKR aangeslagen. Dit voorbeeld maakt duidelijk dat werkgevers goed na moeten gaan welke consequenties de invoering van de WKR heeft voor hun praktijk. En ook moeten er keuzes worden gemaakt welke arbeidsvoorwaarden en -regelingen ze hun medewerkers willen aanbieden. Daarnaast zal ook de interne financiële administratie op bovenstaande keuzes moeten worden aangepast. Er is dus werk aan de winkel.

Het FD meldde vlak voor het perse gaan van dit nummer dat staatssecretaris Weekers van Financiën de invoering van de WKR voor één tot twee jaar wil uitstellen.