Nieuwe vervaltermijn verlofuren

Werkgevers worden jaarlijks geconfronteerd met stuwmeren aan niet opgenomen verlofuren. Werknemers willen deze uren het liefst meenemen naar een moment dat hen het beste uitkomt. Sinds 2012 kan dat nog maar tot zes maanden na het opbouwjaar.    

Tekst: Wout de Bruijne

De ‘stuwmeren’ aan niet opgenomen vakantiedagen zijn een herkenbaar, jaarlijks terugkerend probleem. Voor de werkgever welteverstaan, want hoe krijgt hij de bezetting op de werkvloer voor het nieuwe jaar weer rond als zijn medewerkers nog veel dagen moeten opnemen naast de vakantiedagen die ze er in het nieuwe jaar weer bij krijgen? En hoe doorbreekt hij de vicieuze cirkel die ontstaat doordat anderen daardoor moeten overwerken?

Om die reden en om medewerkers te stimuleren hun vrije dagen regelmatiger op te nemen en zo de recuperatiefunctie van een vakantie in waarde te herstellen, werden in 2012 nieuwe regels van kracht. Daarnaast moest Nederland voldoen aan de Europese regelgeving.

Er gelden twee belangrijke regels. De eerste is dat een werknemer vakantie opbouwt over de periode waarin hij recht heeft op loon. Deze regel heeft vooral gevolgen voor (langdurig) zieke werknemers. Zij bouwden slechts vakantie op over de laatste zes maanden van hun ziekte. Sinds 2012 bouwt een zieke werknemer vakantiedagen op over de gehele ziekteperiode. Een zieke werknemer heeft nu recht op hetzelfde aantal vakantiedagen als een gezonde werknemer, maar daarbij gelden ook dezelfde vervaltermijnen. Volgens de tweede regel is de verjaringstermijn van vakantiedagen veel korter geworden. Niet opgenomen vakantiedagen vervielen na vijf jaar, maar vanaf 1 januari 2012 is die termijn in principe nog maar zes maanden, tenzij de werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest deze vakantiedagen op te nemen. Dit betekent dat werknemers, binnen een half jaar na het kalenderjaar waarin de vakantie is opgebouwd, deze dagen moeten opmaken omdat ze anders komen te vervallen.

De personeelsadministratie wordt er waarschijnlijk niet eenvoudiger op

Het gaat hierbij over wettelijke vakantiedagen. Hieronder worden de twintig dagen verstaan waar men bij een fulltime baan recht op heeft. Het getal van twintig is gebaseerd op vier maal het aantal dagen dat men per week werkt. Bij parttimers wordt dit naar rato berekend. Veel werknemers hebben daarnaast nog recht op bovenwettelijke dagen, die bijvoorbeeld zijn vastgelegd in een cao, een bedrijfsreglement of in een arbeidsovereenkomst. Hiervoor blijft de oude vervaltermijn van vijf jaar wel gehandhaafd.

Een regeling zou geen regeling zijn als er geen uitzonderingen waren. Zo kunnen werkgevers en werknemers in onderling overleg besluiten de termijn voor de opname van de dagen te verlengen. Wanneer een werknemer buiten eigen schuld, bijvoorbeeld door uitzonderlijke werkdrukte, zijn verlofdagen niet kan opnemen, geldt de vervaltermijn van zes maanden niet. In dat geval blijft de oude regeling, vijf jaar geldigheid, van toepassing. De werknemer moet de redenen wel zelf aannemelijk maken.

Onderscheid
Doelstellingen als minder water in het stuwmeer en recuperatie van de recuperatiefunctie lijken nu beter haalbaar. Maar de personeelsadministratie wordt er waarschijnlijk niet eenvoudiger op. Zo kunnen wettelijke vakantiedagen die na 1 januari 2012 zijn opgebouwd, mogelijk eerder vervallen dan ‘oudere’ vakantiedagen en bovenwettelijke vakantiedagen. In een verlofregistratie moet onderscheid worden gemaakt tussen resterende vakantiedagen van vóór 1 januari 2012 (met een vervaltermijn van vijf jaar); wettelijke vakantiedagen van ná 1 januari 2012 (met een vervaltermijn van een half jaar); en bovenwettelijke dagen (met een vervaltermijn van vijf jaar).

Bij opname van vakantie-uren kan de medewerker zelf aangeven welk verlof hij inlevert. In de regel wordt het verlof opgenomen dat het eerste verjaart. Bovenwettelijke vakantiedagen mogen nog steeds worden afgekocht. Dat wil zeggen dat de werknemer zijn opgespaarde bovenwettelijke vakantiedagen kan inruilen voor geld. Wettelijke vakantiedagen mogen alleen nog worden afgekocht bij het beëindigen van het dienstverband.

Onbekendheid
In de dagelijkse praktijk lijkt de huidige regeling weinig problemen te geven. De Landelijke vereniging van Artsen in Dienstverband, LAD, krijgt nagenoeg geen vragen op dit gebied. Volgens Jacqueline Lubking, directiesecretaris van de LAD, kan dat ook komen door onbekendheid met de regels. “Veel werknemers weten weinig van hun arbeidsrechtelijke positie. Mogelijk komen er in de eerste zes maanden van 2013 meer vragen. In die tijd gaat het echt spelen en moeten werknemers het niet-opgenomen wettelijk verlof van 2012 opnemen, anders vervalt dat.”

Toch verwacht Lubking ook dan geen grote problemen. “In incidentele gevallen waarin fulltime werknemers al het wettelijk verlof van 2012 nog moeten opnemen, gaat het om twintig dagen, die over zes maanden kunnen worden gespreid.” Het belastende effect op collega’s blijft hierdoor beperkt, zelfs in kleine praktijken. En in die gevallen waarin de werknemer echt geen vakantie kan opnemen, bijvoorbeeld door een zeer krappe bezetting, mag worden afgeweken van de regel dat de dagen vóór 1 juli 2013 moeten worden opgenomen.Lubking: “Het is in dat geval wel aan te bevelen dit schriftelijk met de werkgever vast te leggen, om te voorkomen dat de werkgever de dagen laat vervallen. Omdat hierover geen bepalingen zijn opgenomen, zal dit zijn uitwerking in jurisprudentie moeten krijgen.”