Bewaarplicht dossiers: nu regelen

Webredactie | 9 december 2019

VvAA ontvangt geregeld vragen van leden over het bewaren van patiëntendossiers na praktijkbeëindiging. Niets doen is geen optie. Arts en Auto zet alle informatie op een rijtje. 

Tekst: Jasmijn de Bree en Annemarie Smilde | Beeld: Shutterstock

Wat zegt de wet over bewaarplicht

De Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo) verplicht zorgprofessionals om medische dossiers vijftien jaar te bewaren. Deze bewaartermijn wordt per 1 januari 2020 verbreed naar twintig jaar. 

Op dit moment begint de bewaartermijn te lopen vanaf het moment dat de gegevens vervaardigd zijn. Vanaf volgend jaar start de termijn pas vanaf het moment waarop de laatste gegevens in het dossier zijn genoteerd. 

De bewaartermijn kan ook langer zijn dan twintig jaar, wanneer dat ‘redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit’, zo bepaalt de Wgbo. Dit laatste houdt in dat de zorgprofessional, al dan niet op verzoek van de patiënt, het dossier langer mag of soms zelfs moet bewaren, als dat nodig is voor het verlenen van zorg. 

Na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn moet de zorgprofessional het dossier vernietigen. Dit volgt behalve uit de Wgbo ook uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Europese privacywet die bepaalt dat gegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze verwerkt zijn.

Voor zorgprofessionals die medische keuringen verrichten of die op hun vakgebied personen beoordelen in opdracht van derden, kent de Wgbo een afwijkende bewaarplichtregeling: dossiers dienen dan zolang bewaard te worden als noodzakelijk is in verband met het doel van het onderzoek of gedurende de termijn die een wet voorschrijft.  

Wat betekent de bewaarplicht in de praktijk?

De zorgprofessional moet dossiers bewaren en ervoor zorgen dat de dossiers gedurende de bewaartermijn (elektronisch) toegankelijk zijn. Dit is van belang voor de beschikbaarheid en het gebruik van de gegevens ten behoeve van de zorg aan de patiënt, maar ook om patiënten en hun vertegenwoordigers in staat te stellen de patiëntenrechten met betrekking tot het dossier, zoals het recht op inzage en vernietiging, uit te oefenen. Ook nabestaanden hebben onder bepaalde omstandigheden recht op inzage in en afschrift van het medisch dossier van de overleden patiënt. Daarnaast betekent de bewaarplicht dat de naleving van het beroepsgeheim moet zijn geborgd en dat de beveiliging van de gegevens gedurende de bewaartermijn voldoet aan de eisen van de AVG en andere wet- en regelgeving. De AVG bevat algemene normen; het Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders bevat specifieke eisen voor de beveiliging van elektronische dossiers.

Wie is verantwoordelijk voor de bewaarplicht?

De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de bewaarplicht ligt op grond van de Wgbo bij de praktijkeigenaar of de zorginstelling. De bewaarplicht rust dus niet op de zorgprofessional die in loondienst is of in opdracht van een praktijk of instelling werkt. De praktijkeigenaar of zorginstelling moet wel de feitelijke behandelaar betrekken bij beslissingen over verzoeken van patiënten, vertegenwoordigers of nabestaanden met betrekking tot onder meer inzage in het dossier.

Welke opties zijn er voor de bewaarplicht na praktijkbeëindiging?

Bij het neerleggen van de praktijk moet de zorgprofessional ervoor zorgen dat de dossiers die hij nog onder zich heeft, volgens genoemde regelgeving bewaard worden. Zorgprofessionals uit iedere beroepsgroep hebben hiermee te maken. In geval van verkoop van de praktijk gaan meestal niet alle dossiers over naar de opvolger. Zo blijven de dossiers van patiënten die bezwaar gemaakt hebben tegen de dossieroverdracht achter bij de verkoper, net als die van overleden patiënten. Ook komt het voor dat er geen praktijkoverdracht plaatsvindt, bijvoorbeeld omdat er geen opvolger kan worden gevonden. 

 De bewaarplicht eindigt niet op het moment dat de zorgprofessional niet meer als zodanig werkzaam is. Evenmin vervalt de plicht door het niet langer ingeschreven staan in het BIG-register. In de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel van de wijziging van de Wgbo, die per 1 januari 2020 in werking treedt, heeft het kabinet expliciet bepaald dat de bewaarplicht in deze gevallen voortduurt. Dit impliceert volgens het kabinet dat een zorgprofessional tijdig geschikte maatregelen dient te treffen voor het correct bewaren van dossiers op het moment dat hij daar zelf niet meer toe in staat is. Het treffen van deze maatregelen is dus een onderdeel van de bewaarplicht. Deze maatregelen gelden zowel voor de situatie waarin plotseling een einde komt aan de praktijkvoering door bijvoorbeeld arbeidsongeschiktheid of overlijden van de zorgprofessional, maar ook voor de situatie waarin de zorgprofessional zelf besluit zijn praktijk te beëindigen. 

Wanneer de zorgprofessional plotseling niet meer in staat is de dossiers te beheren, bevelen beroepsorganisaties aan te regelen dat de zorg voor de patiënten – en daarmee ook het beheer van de patiëntendossiers – wordt overgenomen door collega’s met wie een waarneemregeling is gesloten voor ziekte en dergelijke. Wanneer een zorgprofessional zelf besluit niet langer praktijk te voeren, bestaan een aantal mogelijkheden waarop invulling kan worden gegeven aan de bewaarplicht. 

Zelf bewaren 

De zorgprofessional kan ervoor kiezen de dossiers zelf te blijven bewaren. Dit is mogelijk, maar zorgt er wel voor dat hij technische en organisatorische maatregelen moet treffen om de dossiers veilig te bewaren. Daarnaast zal hij een regeling moeten treffen voor het geval hij plotseling niet meer in staat is de dossiers te beheren, bijvoorbeeld door ziekte of overlijden. Voorkomen moet worden dat de nabestaanden van de zorgprofessional belast worden met het beheer van de dossiers, niet in de laatste plaats omdat dit niet conform de Wgbo en de AVG is: zij hebben doorgaans geen beroepsgeheim.

Dossiers direct onderbrengen bij een collega

Een zorgprofessional kan ook proberen het beheer van de dossiers bij praktijkbeëindiging over te dragen aan een collega, bijvoorbeeld uit een waarneemgroep of een ander samenwerkings-

verband. Deze optie voldoet aan alle wettelijke eisen: omdat het beheer wordt neergelegd bij een persoon die een beroepsgeheim heeft én aan de AVG moet voldoen. Deze optie is echter niet altijd gemakkelijk te realiseren. Het is immers maar de vraag of collega’s bereid zijn de bewaarverantwoordelijkheid op zich te nemen, mede omdat het gezien de lange bewaartermijn te voorzien is dat zij op hun beurt het beheer van de betreffende dossiers weer zullen moeten overdragen aan een andere collega. 

Dossiers aan patiënten meegeven

Sommige zorgprofessionals kiezen ervoor om patiënten hun dossier mee te geven, bijvoorbeeld als zij bezwaar hebben tegen de overdracht van hun dossier aan een opvolger of wanneer de behandeling is geëindigd. De vraag is of deze oplossing in overeenstemming is met de Wgbo. Niet voor niets heeft de wetgever de verantwoordelijkheid voor het bewaren van het dossier bij de hulpverlener neergelegd én de patiënt alleen een recht op een kopie van het dossier toegekend. Omdat de Wgbo van zogenoemd dwingend recht is, kan hier niet zomaar van worden afgeweken.

Ook vanuit het oogpunt van goede zorg zijn er bezwaren aan te voeren tegen het meegeven van de dossiers aan patiënten. Allereerst is bij doorlopende behandelingen, zoals in de huisartsen- en tandartsenzorg, de continuïteit van de zorg in het geding. Door het dossier mee te geven aan de patiënt zelf, is niet geborgd dat opvolgende zorgprofessionals over alle relevante informatie kunnen beschikken. Daarnaast is het niet altijd in het belang van de patiënt dat hij kennisneemt van zijn volledige dossier;

denk hierbij aan een dossier van een psychotherapeut. Het meegeven van dossiers biedt bovendien niet een volledige oplossing voor het bewaarprobleem. Immers niet alle patiënten zullen hieraan willen meewerken.  

Dossiers onderbrengen bij een derde, niet zijnde een zorgverlener

De hiervoor besproken mogelijkheden bieden geen van alle een optimale oplossing voor het bewaarprobleem. De vraag rijst dan ook of en zo ja onder welke voorwaarden het beheer van de dossiers overgedragen kan worden aan een derde, niet zijnde een collega of andere zorgaanbieder, zoals een huisartsenpost. Bij het beheer door een derde moet in elk geval aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

1. Aan de derde moet een zorgverlener met een beroepsgeheim verbonden zijn, die verzoeken tot uitoefening van de patiëntenrechten kan behandelen. Bij voorkeur is dit een zorgverlener met hetzelfde beroep als de zorgverlener van wie de dossiers afkomstig zijn.

2. De software en de hardware van de derde moeten zodanig worden bijgehouden dat de toegankelijkheid van elektronische dossiers is gegarandeerd.

3. De beveiliging van de dossiers voldoet aan de eisen van de AVG en andere wet- en regelgeving.

4. De patiënten dienen van tevoren te worden geïnformeerd over de bewaarregeling die de zorgprofessional heeft getroffen, wat bijvoorbeeld kan worden opgenomen in het privacyreglement. 

Daarnaast dient de patiënt op het moment van de feitelijke overdracht aan de verwerker hiervan in kennis te worden gesteld, bijvoorbeeld door een brief, een kennisgeving in de wachtkamer en een bericht in de regionale krant.

Het onderbrengen van de dossiers bij een verwerker zou een goede optie kunnen zijn. VvAA is in gesprek met beroepsorganisaties in de zorg over de uitwerking van deze mogelijkheid. 

Wat als u niets regelt?

Als u niets regelt voor het bewaren van uw dossiers, handelt u in strijd met uw bewaarplicht van de Wgbo. Ook handelt u in strijd met uw verplichting op grond van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) om uw praktijk zo te organiseren, dat goede zorg is geborgd. U kunt hierop aangesproken worden door de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd of in sommige gevallen door de visiteur van uw beroepsorganisatie. Daarnaast bent u aansprakelijk voor de gevolgen van een eventueel datalek, wanneer u uw dossiers na praktijkbeëindiging zelf beheert, maar onvoldoende heeft beveiligd. Tevens kunt u te maken krijgen met klachten en claims als u door het tekortschieten in uw bewaarplicht niet kunt voldoen aan verzoeken tot inzage en afschrift van dossiers. Bovendien belast u in geval van plotseling overlijden uw nabestaanden met het regelen van een oplossing voor het bewaren van de dossiers met alle kosten van dien. 

Wat is voor nu het advies?

Voor nu luidt het advies een bewaarregeling voor uw dossiers op te stellen voor wanneer u plotseling uitvalt of uw praktijk beëindigt. Dit kan bijvoorbeeld met een collega die u waarneemt bij ziekte of vakantie. Mocht u niet meer praktiserend zijn en zelf nog dossiers onder u hebben, dan is aan te bevelen een soortgelijke regeling te treffen. U kunt ook uw beroepsorganisatie benaderen voor een voorbeeldregeling. 

Delen