De kunst van het mailen

De Duitse schrijver Thomas Mann mocht ’s ochtends nooit gestoord worden. Dan schreef hij. Zijn huisgenoten aarzelden wel even toen op een kwade ochtend de Eerste Wereldoorlog uitbrak. Maar Thomas Mann zou het nieuws – dat grote gevolgen voor hem had – pas in de middag vernemen.

Wie nu ’s ochtends achter zijn bureau gaat zitten, wordt vaak geconfronteerd met een overvolle inbox. Als je dit serieus afhandelt, kom je aan het andere werk nauwelijks meer toe. Onderzoek laat zien dat gemiddeld 30 procent van de werktijd heengaat met mail.

Soms probeer ik de methode-Mann en open ik pas ’s middags mijn mailprogramma. Maar lang niet alles wil ik zo lang laten wachten; ik ben wat minder ascetisch dan de Duitse schrijver. Meestal plan ik daarom driemaal daags een mailsessie. Daarna gaat het mailprogramma weer dicht, zodat ik net zo geconcentreerd kan werken als Thomas Mann.

Recept voor een opgeruimde inbox

Zo’n mailsessie blijft beperkt, omdat mijn mails al voorgesorteerd worden. Alle nieuwsbrieven, facebookberichten en andere meldingen die kunnen wachten, komen automatisch in mijn ‘langzame inbox’ terecht. Zo’n filtering kun je in de meeste mailprogramma’s makkelijk instellen. Vaak is sorteren op afzenderadres voldoende. Het kost wat tijd om die filtering goed in te stellen aan de hand van oude mailtjes, maar het loont de moeite.

Wat overblijft in de ‘snelle inbox’ is bij mij voor 90 procent echt belangrijk. Als ik die inbox bekijk, doe ik er meteen wat mee: verwijderen, delegeren, beantwoorden of uitvoeren. Een kleine rest bewaar ik voor later. Die markeer ik met een kleurtje, zodat ik het makkelijk terugvind.

Wie een opgeruimd gevoel wil hebben, kan de verwerkte berichten archiveren. Dan blijven alleen de mailtjes over waarmee nog wat moet gebeuren. Aan het eind van de dag is dan de inbox leeg en kun je met een voldaan gevoel naar huis.