En weer grijp ik mis!

Er is niets zo leuk als een opgeruimde schuur! Altijd precies weten waar die ringsleutel 11 hangt en waar de spaanplaatschroeven liggen. Nooit meer zoeken naar de barbecuepennen en in één oogopslag zien wat er aan tuingereedschap mist. Waarom lukt het mij dan niet om dat te organiseren?

Als je volgens leanprincipes werkt, heb je de beschikking over een uitgebreide gereedschapskist die je helpt om een duurzame verbetercultuur te laten ontstaan. Zoals in eerdere blogs beschreven, zijn een verandering van de leiderschapsstijl en een veilige aanspreekcultuur daarvoor essentieel. Het helpt als je een aantal enthousiastelingen hebt die begrijpen waar het allemaal om draait en die de kar willen trekken. Om echter de rest van de afdeling mee te krijgen, volstaat het niet om een ‘wenkend perspectief’ of ‘stip op de horizon’ te hebben. Die willen gewoon snel resultaat, zien dat het werkt en liefst ook dat het leuk is. Om draagvlak te creëeren zijn deze ‘quick wins’ belangrijk. Vanuit de lean gereedschapskist hebben we bijvoorbeeld 5S tot onze beschikking.

5S komt uit het Japans en het staat voor de 5 stappen die allemaal met een S beginnen:

S1: sorteren
S2: schikken
S3: schoonmaken
S4: standaardiseren
S5: stand houden

Het doel van 5S is om een gestandaardiseerde, ordelijke en nette werkomgeving te creëren en te handhaven. Dit houdt in: het zodanig organiseren van de werkplek dat er geen verspilling is en dat in één oogopslag inzichtelijk is wat ontbreekt. Enerzijds gaat het dus om discipline, anderzijds om visueel management: het direct zichtbaar maken als er een probleem is. Een goed ingerichte werkplek helpt om verspilling te verminderen en prettig te werken.

Feitelijk betekent het gewoon: je rotzooi opruimen, oude meuk weggooien en alles netjes een vaste plek geven en het zo ook houden. Maar hoe krijg je het hele team zo ver dat ze hun eigen werkplek eens goed onder handen nemen?

Mijn hoofd, Bonnie Jansens, deed het als volgt: Voorafgaand aan een geplande werkbespreking meldde zij dat die in tegenstelling tot voorgaande keren nu op de afdeling plaats zou vinden. Bonnie had een werkindeling gemaakt voor de verschillende taken en ruimtes. Naast de schoonmaakspullen regelde zij drank en borrelgarnituur. Sommige medewerkers voelden al nattigheid en vroegen of ze toch niet hoefden te gaan poetsen. Hun vrees werd bewaarheid. Iedereen kreeg een ruimte toebedeeld met de opdracht om oude of schijnbaar nutteloze zaken te verzamelen, de rest te ordenen en schoon te maken en met elkaar te beoordelen of dingen nog gebruikt gingen worden. Na aanvankelijke tegenwerpingen sloeg de sfeer snel om in hilariteit en enthousiasme. Iedereen, van doktersassistente tot oogarts, droeg bij aan de steeds grote wordende berg van oude, veelal onbruikbare of hopeloos gedateerde rommel. Van een oude kerstboom tot obsoleet instrumentarium, van overtollige onderhoudsetjes tot medicijnmonsters en pc-benodigdheden. Zaken waarvan het nut niet zeker was werden op een tafel verzameld, met een sticker waarop aangegeven kon worden of iemand wist wat het was en of het nog gebruikt ging worden. Zodoende hebben we 2 containers afval verzameld, zijn 3 archiefkasten overbodig geworden en zijn alle kamers opgeruimd. Behalve een goede opruimbeurt was het ook nog eens een leuke teamactiviteit! De gezamenlijke betrokkenheid waarborgt daarnaast een beter in stand houden van de opgeruimdheid. Door duidelijk te maken dat deze activiteit ook lean is, kreeg dat opeens een positievere connotatie en werd het enthousiasme aangewakkerd.

Operatiekamer na het sorteren

Operatiekamer voor het sorteren

Bij de borrel aan het eind van de actie waren er een paar die toch maar moeilijk afstand konden doen van nieuwe, jarenlang ongebruikte en onnodige zaken. Ik was er één van en heb dan ook een paar dingen mee naar huis genomen. Een ouderwetse lenzendoos en floppy disc bewaardozen staan nu in mijn schuur… stof te vangen.

5S begint met sorteren, kijken wat je wel en niet nodig hebt. Dat betekent ook afstand doen van de rest. Mijn zolder, garderobekast en schuur illustreren mijn zwakte: ik heb afvalscheidingsangst.