‘Niet zo lean’

Henk Veraart
Henk Veraart is oogarts in het Elisabeth TweeSteden Ziekenhuis. Naast de oogheelkunde is procesverbeteren zijn passie. Sinds zeven jaar doet hij dat met behulp van leanprincipes. In zijn blog beschrijft hij afwisselend met Marc Rouppe van der Voort vanuit de dagelijkse praktijk over lean. http://nl.linkedin.com/in/henkveraart/ . Lees alle artikelen van Henk Veraart

“Da’s niet zo lean he!” Te pas en te onpas krijg ik dat te horen, als er weer eens iets niet gaat zoals men het zou willen. Tijdens het wachten voor de kassa in het personeelsrestaurant. Een half uur lunchtijd en dan in de rij staan. Gezucht en geklaag en ja hoor… “da’s niet zo lean he!” Ik knik dan glimlachend en vermijd verdere discussie. Het halve ziekenhuis wil immers tegelijkertijd lunchen en ja, dan duurt ’t eventjes.

Maar ik denk het zelf ook weleens! Als een patiënt vandaag bij mij een afspraak heeft en morgen voor de internist of neuroloog in het ziekenhuis moet zijn en volgende week een uitslag elders krijgt. Of als vanmorgen een man uit Lage-Mierde op mijn spreekuur komt en vanmiddag twee uit datzelfde dorp, 25 km rijden tot het ziekenhuis. Kan dat niet anders? Al die bewegingen, steeds weer melden en registreren, mantelzorg en zorgtaxi’s regelen etc. Wat een verspillingen en niet alleen voor de patiënten. Patiënten berusten veelal in hun lot, klagen soms maar zijn over het algemeen toch tevreden, omdat ze dit gewend zijn. Maar het zou beter moeten.

Na de superstorm Sandy, die eind oktober 2012 over New York en New Jersey trok, waren honderduizenden Amerikanen hun huis kwijt. Alleen al in New Jersey werden meer dan 70.000 huizen vernield. De hulp voor de getroffenen werd met name door vele vrijwilligers gegeven. Dat urgentiebesef, enthousiasme en vele handen alleen, niet altijd leiden tot het optimale resultaat laat het volgende fragment zien.

Het filmpje toont hoe, met de hulp van getrainde begeleiders en door middel van het toepassen van relatief eenvoudige procesverbeteringsstappen, het hulpverleningsproces voor de voedselhulp indrukwekkend werd verbeterd.

De eerste stappen op weg naar het verbeteren van processen zijn geen hogere wiskunde. Het vereist een positief ingestelde groep mensen die met elkaar de noodzaak van een verbetering inzien en dat ook samen willen bereiken. Daarnaast een stukje begeleiding aan de hand waarvan onder meer wordt geleerd hoe men naar de processtappen en de waardestromen kan kijken, verspilling leert herkennen en tot creatieve oplossingen kan komen. Hiermee heb je weliswaar nog geen duurzame verbetercultuur bereikt, maar het begin is er.

Het relatief eenvoudige proces van voedseldistributie vergelijken met de complexe wereld van bijvoorbeeld een afsprakensysteem in het ziekenhuis is als appels met peren vergelijken – of toch niet? Is het ook niet gewoon een kwestie van de processtappen en waardestromen zichtbaar maken, kijken waar de verspillingen zitten? Als we daardoor in staat zijn om patiënten op postcodegebied te bundelen en spreekuurafspraken te synchroniseren, kunnen we daarmee het aantal patiëntbewegingen minimaliseren. Daardoor zouden bijvoorbeeld taxiritten beter gebundeld kunnen worden, mantelzorgers zullen minder worden belast en is de patiënt veel minder tijd kwijt met zijn of haar ziek-zijn. Natuurlijk is het in het ziekenhuis lastig, met veel stakeholders: o.a. specialisten, de afdeling ICT, teamleiders en afspraak-assistenten over verschillende afdelingen. Maar juist hierbij is de rol van ‘het stukje begeleiding’ essentieel. In ons geval Anique Huijnen als lean adviseur die met passie, kennis van zaken en voldoende autoriteit de partijen rond de tafel dient te krijgen en mede zal zorgen voor een mooi resultaat. Ik hoop dat wij, maar met name de patiënten, hier snel de vruchten van kunnen plukken.

Voor wat betreft de wachtrij in het restaurant: ik neem tegenwoordig mijn boterhammen en salade van thuis mee.

Herkent u de geschetste verspilling voor de patiënt? Wat zou uw oplossing zijn, welke vruchten zou u willen plukken?