Verplichte tomaat

“Over 7 minuten kan ik je helpen, ik zit nu midden in een tomaat.” Mijn kantoorgenoten zijn inmiddels gewend aan mijn rare verhouding met deze rode vrucht. Het is de nieuwste rage in timemanagement (pomodorotechnique.com). Een tomaat is een werktijd van 25 minuten met 5 minuten pauze. Het is de bedoeling om bij aanvang van de werkdag alle taken in tomaten te verdelen. Facebooken en het beantwoorden van vragen van collega’s stel je uit tot de pauzes. Dat kan met een kookwekker, maar veel makkelijker is dat met speciale apps (teamviz.com).

Het systeem blijkt uitstekend te werken bij men-sen met een gebrekkige concentratie. Maar het werkt ook bij mij, als ik te geconcentreerd de hele dag doorwerk zonder op te kijken. Telkens als de bel na een tomaat gaat, moet ik een wandeling door het kantoor maken. Belangrijk is ook de rapportage aan het einde van de dag. Daar word ik steeds geconfronteerd met mijn eigen optimisme, zo heb ik snel geleerd om een realistisch aantal tomaten in te schatten voor elke taak.

Ik word steeds geconfronteerd met mijn eigen optimisme

Er zijn dikke boeken volgeschreven over hoe je het best met je tijd kunt omgaan, opgetuigd met prioriteringen en een barokke manier om je tijd in te delen. Voor je het weet, ben je je eigen bureaucraat. Maar zoals Eisenhower al zei over timemanagement: “Belangrijke zaken zijn zelden urgent, en urgente zaken zelden belangrijk.” Daarom hou ik van de simpele lijstjes in het tomatensysteem.

Het systeem combineert een simpele takenlijst, een pauzeprogramma en rapportage. Die onderdelen zijn ook afzonderlijk nuttig. Daarvoor bestaan mooie, overzichtelijke programma’s. Als takenlijst werkt Taskpaper goed (op hogbaysoftware.com voor Mac; Todopaper op widefido.com is een Windows-equivalent). Een simpel pauzeprogramma is fijn voor het gedwongen bewegen (dejal.com/timeout voor Mac, restbreak.com voor Windows, protectyourvision.org in webbrowsers). En nu is het tijd voor een wandeling.