Betere prestaties in tijden van krimp

Opinie
Artsenauto.nl biedt journalisten, bestuurders en professionals uit de zorg een podium om hun visie op de medische wereld onder de aandacht te brengen of commentaar te leveren op actuele ontwikkelingen in de zorg. Lees alle artikelen van Opinie

Jos Rietveld is voormalig voorzitter raad van bestuur bij jeugd-GGZ-instelling Accare. 

Frank van Berkel is partner bij organisatieadviesbureau Morgens.

Betere prestaties in tijden van krimp. Dat is de uitdaging waar veel organisaties in de zorg voor staan. De krimpende zorg behoeft geen verdere uitleg, dat zullen de meesten van u herkennen. Maar de grote vraag is: hoe kan de organisatie het in een dergelijke situatie toch beter doen? Beter in termen van klanttevredenheid, medewerkerstevredenheid, productiviteit, geleverde kwaliteit.

Begin met een droom
Het recept voor betere prestaties begint met de droom: hoe ziet uw organisatie er over een aantal jaren uit? Hoe zijn producten/diensten dan veranderd, hoe zien gebouwen eruit? Wat doen onze medewerkers anders? Waarom zijn onze klanten blij met ons? Maak een droom die herkenbaar is voor iedereen, zowel management, medewerkers als klanten.

Stappen om deze droom te bereiken
Deze droom is de stip op de horizon van uw organisatie (in Lean-termen ook wel de True North genoemd). Vervolgens is het zaak de vraag te stellen wat deze droom betekent: wat moet er dan veranderen? Welke kleine stappen zetten om het grote te bereiken? Hoe gaat u met uw team deze droom verwezenlijken?

Wij geloven, en zien daarvoor in de praktijk bewijs, dat moderne managementprincipes hierbij cruciaal zijn. Het gaat dan om zelforganisatie, verantwoordelijkheid laag in de organisatie, vertrouwen geven aan mensen, ondernemingszin. Steeds vanuit de klant gedacht: wat zijn de behoeftes en wensen? En dat gekoppeld aan transparantie: voortdurend zichtbaar maken wat de prestaties van teams, afdelingen en de organisaties zijn. En wat de mate van doelrealisatie is ten opzichte van de True North. Om medewerkers te motiveren, om zelf te gaan verbeteren, om te leren, om verantwoordelijkheid te nemen. Dit geeft betekenis aan het werk van mensen en dat betekenisvolle werk, dat vinden mensen fijn.

De gouden combinatie
Het gaat om een combinatie van harde en zachte factoren: teams en medewerkers ruimte geven om zelf actie te nemen. Maar niet vrijblijvend. Het gaat ook om sturing en richting geven, medewerkers aanspreken op gedrag en consequent stappen zetten richting het hogere doel van de organisatie. Medewerkers vinden verbeteren leuk, vinden het prettig om toe te werken naar een concreet doel, zijn vaak enthousiast als ze de lange termijn richting van de organisatie snappen. Organisaties waarin een verbetercultuur bestaat maken kans ook in een krimpende markt prestaties te vergroten. Door met elkaar aan te pakken, te verbeteren en te gaan voor de droom van de organisatie.

Op gewone voet doorgaan kan niet
Voorbeeld: een streekziekenhuis kan inzetten op behoud van de huidige dienstverlening, maar dat lijkt weinig kansrijk. Beter is om proactief na te denken over de vraag hoe het ziekenhuis er over een aantal jaren uitziet. Wat doen wij dan anders? Hoe is onze dienstverlening veranderd? Hoeveel bedden hebben we dan minder? Hoeveel meer doen we aan preventie? Welke koppelingen met de langdurige zorg hebben we dan gemaakt? Hoe werken wij intensief samen in de zorgketens? Welke rol spelen we in de lokale samenleving? Hoeveel huisartsen zullen er in het ziekenhuis werken? Hoeveel specialisten hebben we dan nog nodig? etc. Om vervolgens met alle betrokkenen te werken aan de omvorming van het ziekenhuis. In kleine stappen, soms grote stappen, langs bovenstaande principes. Om die diensten te kunnen leveren aan cliënten waar zij behoefte aan hebben.