Spelregels

Het blijft bij veel maatschappen en vakgroepen een terugkerend punt bij de dagelijkse organisatie van de werkzaamheden: bij wie ligt nu eigenlijk de regie? Een maatschap is nu eenmaal een ‘platte’ organisatie waarbij niemand de formele baas is. Het gaat goed zolang ieder zijn verantwoordelijkheden kent en neemt, maar de samenwerking kan snel onder druk komen te staan wanneer één van de maten bewust of onbewust steken laat vallen. Hoe pakt u dat aan en wie geeft u het recht om de betreffende collega aan te spreken?

De kunst is om het minder goed functioneren van collega’s voor te zijn. Dat kan door een heldere taak-verdeling met bijbehorende ‘spelregels’ af te spreken:

• Zorg voor een heldere beschrijving van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden per portefeuille, zowel voor medische als organisatorische taken.
• Verdeel de portefeuilles, rekening houdend met ieders functie, capaciteiten, rol in het team en interesses.
• Zorg dat de tijdbelasting ongeveer evenredig verdeeld is of kom, wanneer dit niet goed mogelijk is, een compensatie overeen.
• Bemoei u niet te veel met andermans portefeuille, geef elkaar de ruimte om de uitvoering op de eigen manier in te vullen.
• Rapporteer aan elkaar.

Het gaat goed zolang ieder zijn verantwoordelijkheden neemt

Daarnaast is het belangrijk het functioneren van iedere collega met regelmaat te bespreken, zowel medisch-inhoudelijk als organisatorisch. Inmiddels is in verschillende ziekenhuizen het Individueel Functioneren Medisch Specialisten (IFMS) ingevoerd, maar dat vindt hoogstens één keer per jaar plaats en is redelijk vrijblijvend. Maatschappen doen er daarom goed aan om hun eigen ‘personeelsbeleid’ in te stellen: een systeem waarbij onderling functioneringsgesprekken worden gevoerd. Niet met de intentie om elkaar de les te lezen, maar om er als persoon en maatschap sterker van te worden. Tijdige signalering van functioneren onder de maat biedt nog volop kansen om er iets aan te doen. Laat men het jaren oplopen, dan is de speelruimte geminimaliseerd. Sterker nog, dan heeft de maatschap daar feitelijk aan bijgedragen.