Steeds meer mail

Vanochtend heb ik tientallen malen mijn mail ge-checkt. Ik verwacht een belangrijk bericht. E-mail houdt me soms flink bezig. En ik ben niet de enige. Volgens Britse onderzoekers checken we op ons werk gemiddeld elke 5 minuten onze mail. En als er iets binnenkomt, hebben we de neiging om meteen te antwoorden. E-mail is bijna net zo storend als de telefoon, zo concluderen de onderzoekers.

Ook ik beantwoord simpele mailtjes het liefst meteen. Als ik dat niet doe, zinkt het berichtje al snel weg in de vergetelheid. Ik kan in mijn mailprogramma belangrijke berichten labellen met een rode kleur, maar ook dat helpt nauwelijks. Het zijn namelijk vooral de ingewikkelde mails die blijven liggen. Ik heb inmiddels vijfhonderd rode mailtjes.

Bij andere mensen is dat natuurlijk precies zo. Maar al die onbeantwoorde mailtjes kosten enorm veel tijd. Na twee herhaalde verzoeken grijp ik toch de telefoon en worstel me langs secretaresses om de zwijgzame geadresseerde aan de lijn te krijgen. En met wat heen en weer praten blijkt het meestal snel opgelost.

Zo’n precieze vraag laat bovendien zien dat je je huiswerk hebt gedaan

Dat geeft te denken, want een beter geformuleerd mailtje had misschien wel snel een antwoord opgeleverd. Ik heb inmiddels geleerd om simpele, gesloten vragen te stellen in mijn mail. Dus niet: “Hoe kijkt u tegen de toekomst van zonne-energie aan?” Maar: “Denkt u dat de prijs van zonnecellen een bodem heeft bereikt nu de Chinese producent Suntech failliet is?” Zo’n precieze vraag laat bovendien zien dat je je huiswerk hebt gedaan. Ik schrijf maximaal vijf zinnen in een mailtje, waarvan twee om aan te geven waarom de geadresseerde precies de juiste persoon is om mij te helpen. En als vlag op het geheel een onderwerpregel die de aandacht trekt: “Wordt de Wet van Moore geschonden in China?” Sinds ik dat doe, worden mijn mailtjes veel beter beantwoord.