Onbelaste vergoedingen voor thuiswerken

De zogenaamde ‘vrije ruimte’ in de werkkostenregeling  is vanwege COVID-19 ook in 2021 verhoogd. Dat biedt werkgevers de gelegenheid meer onbelaste vergoedingen voor thuiswerken te geven. 

Tekst: Martijn Reinink | Beeld Shutterstock

Het gros van de VvAA-leden kan niet vanuit huis werken, maar een deel wel. “Sommige paramedici, zoals logopedisten, maar ook ggz-professionals zijn (deels) overgegaan op eHealth en dat kan vanuit huis”, zegt VvAA’s werkgeversadviseur Jean-Paul van Bemmel. “Maar ook mensen op de administratieafdeling, bijvoorbeeld van een huisartsenpost, kunnen hun werk thuis doen.” 

Hij ziet dan ook een toename in vragen die bij VvAA binnenkomen van werkgevers over vergoedingsmogelijkheden rond thuiswerken. “De werkkostenregeling (WKR, sinds 2015 van kracht, red.) vormt hierbij het uitgangspunt”, legt Van Bemmel uit. “Via de WKR kan men gebruikmaken van ‘vrijstellingen’ en van ‘de vrije ruimte’ om zaken onbelast te vergoeden of te verstrekken. Onder vrijstellingen vallen bijvoorbeeld cursussen, congressen, contributie van beroepsverenigingen, maar ook de aanschaf van een laptop, telefoon of bureau voor de thuiswerkplek en de vergoeding van internet- en telefoonabonnement. Uiteraard mits u voldoet aan een aantal voorwaarden; het is van belang hier goed naar te informeren. Consumpties of extra energiekosten vallen níet onder vrijstellingen, maar kunnen wél onbelast vergoed worden in de vrije ruimte. Dit is een budget waar alles onder valt wat een werkgever buiten het salaris geeft en waar een privévoordeel voor de werknemer aan vastzit. Denk ook aan een bonus of kerstpakket.”

Normaliter bedraagt ‘de vrije ruimte’ 1,7 procent van de totale fiscale loonsom van een werknemer (tot 400.000 euro), maar vanwege de COVID-19-pandemie is dit percentage in april 2020 verhoogd naar 3 procent. Eind januari heeft het (toen nog niet demissionaire) kabinet toegezegd dat deze verruiming ook voor 2021 geldt. Boven de 400.000 euro is het percentage verlaagd van 1,2 naar 1,18 procent. Van Bemmel: “Wanneer het totaalbedrag van vergoedingen gedurende het jaar de vrije ruimte overschrijdt, is de werkgever over de overschrijding 80 procent eindheffing verschuldigd.”

Onbelaste reiskostenvergoeding

Voor bestaande, onbelaste vaste reiskostenvergoedingen is een coulanceregeling in het leven geroepen. Een werkgever mag blijven uitgaan van de feiten waarop deze reiskostenvergoeding is gebaseerd en hoeft daarbij dus geen rekening te houden met thuiswerkdagen. 

Deze regeling is onlangs verlengd tot – in elk geval – april 2021. “Dit geldt alleen voor medewerkers die al vóór 13 maart 2020 een vaste reiskostenvergoeding ontvingen”, benadrukt Van Bemmel die in de praktijk ziet dat verreweg de meeste werkgevers in de zorg deze reiskostenvergoeding aanpassen bij thuiswerkdagen. 

Meer over de WKR en andere werkgevers- en personeelszaken: vvaa.nl/advies/werkgeverszaken.