Iedereen aan SEPA
Over een jaar gaat het betalingssysteem in vrijwel alle Europese landen op de schop. Single Euro Payments Area (SEPA) wordt de nieuwe standaard. Voor (zorg)ondernemers is het zaak tijdig met de voorbereiding naar SEPA te beginnen. Dat voorkomt drukte, stress en onnodige kosten.
Tekst: Roel Notten
Op dit moment wordt het betalingsverkeer vooral op nationaal niveau geregeld. Dit zorgt voor een enorme waaier aan technische standaarden, infrastructuren en soorten betaalmiddelen binnen Europa. Het Single Euro Payments Area (SEPA) gaat daar per 1 februari 2014 verandering in brengen. De nieuwe standaarden moeten ervoor zorgen dat deze verschillen tussen betalingssystemen in de aangesloten eurolanden worden opgeheven. Na invoering zullen eurobetalingen overal op dezelfde manier plaatsvinden.
Aan SEPA doen alle EU-landen mee, aangevuld met Noorwegen, IJsland, Liechtenstein, Zwitserland en Monaco. Na de invoering hebben consumenten en bedrijven een rekeningnummer (IBAN), overschrijvingen, incasso’s en betaalpassen die voor binnenlandse én voor grensoverschrijdende betalingen binnen de gehele eurozone te gebruiken zijn.
- Stel een plan van aanpak op. Het is verstandig om een coördinator (kleinere bedrijven) of projectmanager (grotere bedrijven) aan te stellen die de veranderingen en mogelijkheden voor uw bedrijf in kaart brengt.
- Bepaal de overgangsdatum.Tot 1 februari 2014 geldt een overgangsperiode, waarin zowel de huidige standaarden als de nieuwe standaarden gelden. U kunt nu al gebruikmaken van de nieuwe betaalproducten. Banken zetten vanaf het eerste kwartaal van 2013 de omgeving van internetbankieren om naar IBAN.
- Informeer medewerkers, klanten, leveranciers, leden, donateurs en andere relaties. Breng uw relaties zo spoedig mogelijk op de hoogte van uw IBAN en wanneer u overgaat. Verzamel daarnaast de IBAN’s van uw klanten, medewerkers, leveranciers en andere relaties en wijzig deze gegevens in uw administratie.
- Maak tijdig afspraken met uw softwareleverancier. Werkt u met meerdere softwarepakketten? Dan is het belangrijk om
- te kijken of en welke afhankelijkheden er zijn en wat dit betekent voor de implementatie. Vraag ook aan uw softwareleverancier of er aanpassingen nodig zijn voor rapportages en de automatische reconciliatie.
- Bepaal de consequenties van de nieuwe incassostandaarden op uw bedrijfsprocessen. De nieuwe standaarden vragen ook om wijzigingen in bedrijfsprocessen. Dit geldt vooral voor de nieuwe standaarden voor de incasso, waarmee ook van consumenten en bedrijven in andere landen geïncasseerd kan worden. Zo gelden er andere termijnen voor de aanlevering van incassobatches bij de bank.
- Laat u goed informeren door uw bank. Stem met uw bank de overgangsdatum af, specifieke bankgerelateerde aspecten en de ondersteuning die uw bank u kan bieden.
Bron: www.overopiban.nl
Consumenten en bedrijven gaan gebruikmaken van IBAN (International Bank Account Number). Het bestaande rekeningnummer vervalt en is niet meer te gebruiken na 1 februari 2014. Voor Nederland heeft het IBAN 18 posities waarvan de laatste tien overeenkomen met het huidige bankrekeningnummer.
Ook worden overschrijvingen en incasso’s aangepast aan nieuwe betaalstandaarden. Voor bedrijven, overheden, verenigingen en andere organisaties is het belangrijk om tijdig maatregelen te nemen. Vanaf 1 februari 2014 zijn betalingen alleen nog maar mogelijk met het – langere – IBAN-rekeningnummer. Bovendien moet iedereen vanaf dat moment de Europese (SEPA-)standaarden voor betaalmiddelen gebruiken als overschrijvingen en incasso’s. Dit heeft consequenties voor admini-straties, systemen en software van bedrijven.
Zorgondernemers die willen weten welke veranderingen op hen afkomen en welke acties moeten worden ondernomen, kunnen voor een IBAN Impact-Check terecht op www.overopiban.nl. Op deze site delen bedrijven die zich voorbereiden op de komst van SEPA hun ervaringen. Zo waarschuwt een van de bedrijven dat de complexiteit van de overgang naar SEPA niet onderschat moet worden. Ook is er te lezen dat organisaties er verstandig aan doen om rekening te houden met de ouderdom van systemen die aangepast moeten worden. Tot slot worden bezoekers gewezen op het belang van een uitvoerige test.
Verder is het zaak dat zorginstellingen tijdig klanten en leveranciers op de hoogte brengen van alle IBAN-veranderingen. Daarbij is de aanpassing van facturen, briefpapier en andere correspondentie ook een belangrijk aandachtspunt.
Ward de Moor, communicatieadviseur bij VvAA, benadrukt het belang voor zorgondernemers om het betalingssysteem aan twee kanten op orde te hebben: “De leveranciers van de zorginstelling mogen ervan uitgaan dat alles op orde is en dat tijdig het SEPA-nummer is gewijzigd. Andersom moeten patiënten weten naar welk rekeningnummer zij een bedrag kunnen overmaken. Voor elke incasso, bij zowel patiënten als leveranciers, is een aankondigingsbericht of ‘pre-notificatie’ nodig.”
